Kunden aus der Ferne identifizieren: Was das litauische Geldwäschegesetz mit einer qualifizierten Unterschrift erlaubt

Wann ein Kunde ohne Anwesenheit identifiziert werden darf

Das litauische Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verlangt von verpflichteten Stellen, einen Kunden vor Beginn einer Geschäftsbeziehung zu identifizieren. Das betrifft nicht nur Banken, sondern auch Rechtsanwälte, Notare, Buchhaltungsdienstleister, Immobilienvermittler, Anbieter virtueller Währungen und andere.

Das Gesetz regelt eigens den Fall, dass der Kunde bei der Identifizierung nicht persönlich anwesend ist. Artikel 11 nennt die zulässigen Methoden für eine Identifizierung aus der Ferne. Eine davon ist die qualifizierte elektronische Unterschrift.

In der Praxis lautet die Frage selten, ob das erlaubt ist. Viel wichtiger ist meist: Wie zeigen Sie einer Aufsichtsbehörde noch zwei Jahre später, dass die Identifizierung wirklich stattgefunden hat?

Warum eine qualifizierte Unterschrift die Identität belegt

Eine qualifizierte elektronische Unterschrift beruht auf einem qualifizierten Zertifikat. Ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter darf es erst ausstellen, nachdem er die Person identifiziert hat. Das geschieht persönlich oder mit einer gleichwertigen Methode nach der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Der Anbieter wird selbst beaufsichtigt und steht auf der EU-Vertrauensliste.

Eine qualifizierte Unterschrift ist also mehr als eine elektronische Zustimmung. Das Zertifikat nennt die Person und ihre persönliche Kennnummer. Die Unterschrift ist eine Aussage des beaufsichtigten Anbieters darüber, wer unterschrieben hat. Er hat die Identität schon bei der Ausstellung geprüft.

Verwechseln Sie die Stufen nicht: Nur eine qualifizierte Unterschrift erfüllt diese Anforderung. Ein Scan einer Unterschrift, ein Bild am Dokumentende, ein Bestätigungsklick oder eine E-Mail-Signatur reichen nicht.

• Der litauische Personalausweis – mit qualifiziertem Zertifikat auf dem Chip, auch kontaktlos über NFC nutzbar.
• Mobile-ID – mit qualifiziertem Zertifikat auf der SIM-Karte.
• Ein Smart-ID-Konto auf qualifizierter Stufe.
• Ein USB-Token oder eine Chipkarte mit qualifiziertem Zertifikat.

Die Unterschrift allein reicht nicht: Nachweise aufbewahren

Ein häufiger Fehler ist, das unterschriebene Dokument abzulegen und die Pflicht damit als erledigt anzusehen. Sie müssen nicht nur identifizieren, sondern später auch zeigen können, wie Sie es getan haben. Dafür brauchen Sie prüfbare Daten, keine Erinnerung.

Ein technischer Punkt ist wichtig: Ohne Zeitstempel und Prüfdaten kann eine Unterschrift mit der Zeit unprüfbar werden. Zertifikate laufen ab, Zertifizierungsstellen wechseln ihre Schlüssel, und nach einigen Jahren lässt sich vielleicht nicht mehr feststellen, ob das Zertifikat damals gültig war. Bewahren Sie die Unterschrift auf einem Langzeitniveau oder zusammen mit einem Prüfbericht auf.

• Das unterschriebene Dokument im Originalformat, nicht als Ausdruck oder Bildschirmfoto.
• Das Prüfergebnis: Wer hat mit welchem Zertifikat unterschrieben, wer hat es ausgestellt und wann wurde unterschrieben?
• Die persönliche Kennnummer aus dem Zertifikat und der Bezug zur Rolle, in der die Person handelt.
• Ein qualifizierter Zeitstempel und Prüfdaten, damit die Unterschrift auch Jahre später geprüft werden kann.

Identität und Rolle sind zwei verschiedene Fragen

Die qualifizierte Unterschrift beantwortet, wer die Person ist. Sie zeigt nicht, ob sie für dieses Unternehmen handeln darf.

Ist der Kunde eine juristische Person, verlangt das Gesetz die Feststellung der Vertretungsbefugnis und des wirtschaftlich Berechtigten. Eine brauchbare Prüfung hat daher zwei Teile: Die qualifizierte Unterschrift identifiziert die Person, und die Register zeigen, ob genau diese Person die behauptete Rolle hat – als Geschäftsführung, Anteilseigner oder wirtschaftlich Berechtigter.

Zusammen ergibt das eine prüfbare Aussage: Die persönliche Kennnummer im Zertifikat stimmt mit dem Registereintrag für diese Rolle überein. Werden beide Teile getrennt betrachtet, bleibt eine Lücke: Eine Person kann unterschreiben, während eine andere die Position innehat.

So läuft es in der Praxis

Die Reihenfolge zählt: Prüfen Sie zuerst die Register und laden Sie die Person erst danach zum Unterschreiben ein. Sonst erhalten Sie vielleicht eine einwandfreie Unterschrift für eine Rolle, die diese Person gar nicht hat.

1. Stellen Sie anhand der Register fest, wer die Rolle innehat, die die Person für sich in Anspruch nimmt: Geschäftsführung, Anteilseigner oder wirtschaftlich Berechtigter.
2. Bereiten Sie ein Dokument vor, das klar sagt, was die Person mit ihrer Unterschrift bestätigt.
3. Laden Sie die Person ein, es qualifiziert elektronisch zu unterschreiben.
4. Prüfen Sie die Unterschrift und vergleichen Sie die persönliche Kennnummer im Zertifikat mit dem Registereintrag.
5. Bewahren Sie das Dokument, das Prüfergebnis der Unterschrift und die Registerantworten zusammen an einem Ort auf.

So macht Tvarka es

Das Identitätsprüfungspaket von Tvarka führt genau diese Schritte aus und liefert einen einzigen ASiC-E-Container: das unterschriebene Dokument, die unveränderten Registerantworten, das Prüfergebnis der Unterschrift und eine anwaltliche Bestätigung, dass die Person im Zertifikat mit dem Registereintrag für die genannte Rolle übereinstimmt.

Es gibt dabei keine Videoanrufe, Selfies oder biometrischen Daten. Die Person weist ihre Identität mit einer bereits vorhandenen qualifizierten Unterschrift nach. Gesichter müssen nicht verarbeitet werden, und Sie müssen nicht beurteilen, ob ein Ausweisfoto echt ist.

Sie zahlen nur für ein Ergebnis: Wenn niemand im Register die angegebene Position hat, die Person nicht unterschreibt oder die Identität nicht passt, entsteht kein Paket und es fällt keine Gebühr an.