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PDF/A – das Archivformat für die Langzeitaufbewahrung

Ein Vertrag, den Sie heute mühelos öffnen, sieht in zehn Jahren vielleicht anders aus oder lässt sich gar nicht mehr öffnen – Schriften, Programme und Formate ändern sich. Dafür wurde PDF/A geschaffen: ein archivfähiges PDF, das auch in Jahrzehnten noch gleich aussieht.

Was ist PDF/A?

PDF/A ist der internationale Standard für archivfähige PDF-Dateien (ISO 19005). Er unterscheidet sich von einem gewöhnlichen PDF darin, dass das Dokument in sich geschlossen sein muss: alle Schriften stecken in der Datei selbst, ohne externe Verweise, ohne wechselnde Inhalte und ohne Abhängigkeit von einem bestimmten Programm. Tvarka nutzt die Variante PDF/A-2b – sie sorgt dafür, dass das Dokument genau so aussieht wie am Tag der Unterschrift.

Warum das für Unternehmen zählt: In Litauen müssen Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden, und Verträge gelten oft noch länger. Eine einfache .docx-Datei ist kein verlässlicher Beweis – sie lässt sich leicht ändern, und ihre Darstellung hängt von der Programmversion ab.

Wie läuft das in Tvarka?

Sie wandeln nichts von Hand um – das passiert automatisch im Hintergrund:

1. Sie laden eine .docx oder ein anderes Dokument hoch.
2. Tvarka bereitet automatisch eine archivfähige Fassung in PDF/A-2b vor.
3. Jede Fassung bleibt im Verlauf – Sie sehen jederzeit, was sich wann geändert hat.
4. Sie unterschreiben mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) – auch die unterschriebene Fassung bleibt im Archiv.

Häufige Fragen

Lässt sich PDF/A in gewöhnlichen Programmen öffnen?

Ja – PDF/A ist eine Teilmenge von PDF, jedes PDF-Programm öffnet es. Der Unterschied liegt nicht in der Darstellung, sondern in der Haltbarkeit; PDF/A ist für die archivische Aufbewahrung von Dokumenten gedacht.

Verändert die Umwandlung den Inhalt?

Nein – Inhalt und Layout bleiben erhalten; nur die Schriften werden eingebettet und Elemente entfernt, die sich nicht archivieren lassen. Die ursprünglich hochgeladene Datei bleibt ebenfalls im Versionsverlauf.

Lässt sich ein PDF/A-Dokument unterschreiben?

Ja – die QES wird auf die archivfähige Fassung selbst gesetzt, das Dokument ist damit sofort für die Langzeitaufbewahrung geeignet.

Dokumente laden Sie hoch, nachdem Sie sich mit Ihrer elektronischen Signatur angemeldet haben – den Zugang zu Unternehmensdokumenten steuert allein die Geschäftsführung.