Bezpłatne narzędzie
PDF/A – archiwalny format PDF do długiego przechowywania
Umowa, którą dziś łatwo otwierasz, za dziesięć lat może wyglądać inaczej albo wcale się nie otworzyć. Zmieniają się czcionki, programy i formaty. Dlatego powstał PDF/A: archiwalny PDF, który powinien wyglądać tak samo także po wielu latach.
Czym jest PDF/A?
PDF/A to międzynarodowy standard archiwalnego PDF (ISO 19005). W odróżnieniu od zwykłego PDF plik musi zawierać wszystko, czego potrzebuje do wyświetlenia: osadzone czcionki, bez odwołań do zewnętrznych zasobów, zmiennej treści czy zależności od konkretnego programu. Tvarka używa odmiany PDF/A-2b, która zachowuje wygląd dokumentu z dnia podpisania.
Dlaczego to ważne w firmie? Na Litwie dokumenty księgowe trzeba przechowywać przez 10 lat, a umowy obowiązują nieraz jeszcze dłużej. Zwykły plik .docx nie jest pewnym dowodem: łatwo go zmienić, a jego wygląd zależy od wersji programu.
Jak to działa w Tvarka?
Nie musisz niczego samodzielnie konwertować. Wszystko dzieje się automatycznie w tle:
- Przesyłasz plik .docx lub inny dokument.
- Tvarka automatycznie przygotowuje archiwalną wersję PDF/A-2b.
- Każda wersja trafia do historii. Zawsze widzisz, co i kiedy się zmieniło.
- Podpisujesz dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisana wersja również zostaje w archiwum.
Częste pytania
Czy PDF/A otwiera się w zwykłych programach?
Tak. PDF/A jest odmianą PDF, więc otworzy go każda przeglądarka plików PDF. Różnica dotyczy trwałości dokumentu, a nie sposobu jego wyświetlania. PDF/A służy do przechowywania dokumentów w archiwum.
Czy konwersja zmienia treść dokumentu?
Nie. Treść i układ pozostają bez zmian. Osadzane są czcionki, a elementy nieodpowiednie do archiwizacji są usuwane. Oryginalny przesłany plik również pozostaje w historii wersji.
Czy dokument PDF/A można podpisać?
Tak. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest składany na wersji archiwalnej, więc dokument od razu nadaje się do długiego przechowywania.
Dokumenty przesyłasz po zalogowaniu podpisem elektronicznym. Dostęp do dokumentów firmy nadaje wyłącznie jej kierownik.