Przewodnik po Tvarka Sign

Gdzie korzystać

Z Tvarka Sign możesz korzystać na cztery sposoby:

1. W przeglądarce: https://sign.tvarka.pro/.
2. Na komputerze: w aplikacji Tvarka Sign na Windows.
3. Na telefonie z Androidem: aplikacja Tvarka Sign w Google Play.
4. Na iPhonie: Pobierz z App Store.

Z przeglądarki możesz pracować na dowolnym komputerze. Aplikacja na Windows przydaje się, gdy chcesz pracować z lokalnym folderem Tvarka Sign, automatycznie kopiować dokumenty na komputer, otwierać ich lokalizację i wygodniej używać karty USB/eID.

W aplikacji na Androida i iPhone’a możesz podpisywać litewską kartą eID przez NFC. Bezpłatny plan osobisty nie wymaga konta, a przestrzeń firmową aktywujesz jednorazowym kodem.

Jedno konto może mieć dostęp do kilku osób prawnych. Przed przesłaniem lub podpisaniem dokumentu wybierz u góry właściwą firmę lub organizację.

Główny widok

Główne menu jest po lewej stronie:

• Nowy dokument („Naujas dokumentas”)
• Moje dokumenty („Mano dokumentai”)
• Oczekujące na mnie („Laukia manęs”)
• Oczekujące na innych („Laukia kitų”)
• Kreator ADOC („ADOC vedlys”)
• Kreator łączenia PDF („Jungti į vieną PDF vedlys”)
• Kreator ASiC-E („ASiC-E vedlys”)
• Raporty („Ataskaitos”)
• Ustawienia („Nustatymai”)

U góry zobaczysz wybór osoby prawnej i produktu, stan konta, przełącznik motywu oraz liczniki użycia w tym miesiącu. Pokazują rzeczywiste użycie każdej metody podpisu: USB/eID, Smart-ID, Mobile-ID, LT ID i podpisu Tvarka.

Aplikacja na Windows pokazuje też stan lokalnego folderu. Przesłane dokumenty są zapisywane w lokalnym folderze Tvarka Sign, a podpisane pliki trafiają także do folderu podpisanych dokumentów.

Formaty dokumentów

Tvarka Sign obsługuje następujące pliki:

• PDF
• DOC, DOCX
• ODT
• TXT
• PNG, JPG, JPEG
• XLS, XLSX
• ADOC
• ASiC-E

Limit pojedynczego przesłanego pliku: 50 MB.

Limit zadania łączenia plików w jeden PDF: 150 MB.

Gdy przesyłasz plik inny niż PDF, Tvarka może przed podpisaniem przekształcić go w PDF lub PDF/A. Kontenery ADOC i ASiC-E mają osobne zasady.

Rodzaje podpisów

Smart-ID z podpisem kwalifikowanym

Użyj, jeśli masz kwalifikowane konto Smart-ID. Smart-ID Basic nie tworzy podpisu kwalifikowanego.

Mobile-ID z podpisem kwalifikowanym

Użyj, jeśli masz aktywne Mobile-ID. Numer telefonu podaj w formacie międzynarodowym z litewskim kodem kraju, np. +370****4567.

LT ID z podpisem kwalifikowanym

Użyj, jeśli masz kwalifikowany podpis LT ID. Tvarka Sign pokazuje LT ID jako osobną metodę.

Karta USB/eID z podpisem kwalifikowanym

Użyj z tokenem USB lub kartą eID. Karta lub token musi być dostępny na komputerze, na którym podpisujesz. Najwygodniej zrobić to w aplikacji na Windows.

Podpis elektroniczny czy podpis kwalifikowany (QES)?

Członkowie własnego zespołu podpisują za darmo podpisem elektronicznym Tvarka. To nie jest podpis kwalifikowany (QES).

Dla pliku PDF można wybrać podpis elektroniczny Tvarka albo podpis kwalifikowany (QES). Jeśli odbiorca wymaga podpisu kwalifikowanego, trzeba go wybrać przed wysłaniem zaproszeń. ADOC i ASiC-E podpisuje się podpisem kwalifikowanym.

Przesyłanie plików

1. Wybierz właściwą osobę prawną.
2. Kliknij Nowy dokument.
3. Prześlij plik albo w aplikacji na Windows wybierz dokument z lokalnego folderu.
4. Sprawdź tytuł, kategorię i podgląd dokumentu.
5. Jeśli dokument ma podpisać kilka osób, zaproś je przed rozpoczęciem pracy z ADOC.

Jeśli przesłany plik jest za duży, Tvarka pokaże błąd. Zmniejsz plik lub podziel dokumenty na osobne części.

Podpisywanie

1. Na liście lub stronie dokumentu kliknij Podpisz („Pasirašyti”).
2. Wybierz metodę podpisu.
3. Sprawdź tytuł dokumentu i kod kontrolny.
4. Potwierdź podpisanie na swoim urządzeniu.
5. Poczekaj, aż Tvarka zapisze i sprawdzi podpis.

Jeśli podpisanie się nie uda, dokument nie powinien być oznaczony jako podpisany. Błąd oznacza, że trzeba usunąć przyczynę i spróbować ponownie. Może to być wygasłe zaproszenie, problem z połączeniem, nieobsługiwany format lub brak licencji.

Stany dokumentów

Użyj filtrów na liście dokumentów:

• Oczekujące na mnie
• Oczekujące na innych
• Wszystkie („Visi”)
• Podpisane („Pasirašyti”)
• Chronione („Apsaugoti”)

W wierszu znajdziesz działania:

• Podgląd („Peržiūrėti”)
• Pokaż w folderze („Rodyti aplanke”)
• Rozpocznij ADOC („Pradėti ADOC”)
• Zaproś do podpisu („Kviesti pasirašyti”)
• Podpisz
• Chroń („Apsaugoti”)

Chroń blokuje nieplanowane zmiany w obiegu dokumentu. Nie zastępuje podpisania dokumentu.

Kreator ADOC

Kreator ADOC przygotowuje kontener dla litewskich urzędów i innych odbiorców wymagających formatu ADOC.

Użyj ADOC, gdy:

• odbiorca wyraźnie prosi o ADOC;
• potrzebujesz jednego kontenera z dokumentem głównym i załącznikami.

Nie wybieraj ADOC tylko dlatego, że dokument jest ważny. Jeśli odbiorca przyjmuje PDF z kwalifikowanym podpisem PAdES, PDF często będzie prostszy.

Kreator ASiC-E

ASiC-E to kontener używany w niektórych procesach eIDAS i przy współpracy międzynarodowej. Przy zwykłej umowie litewskiej firmy wybierz prostszy PDF lub ADOC, jeśli druga strona je przyjmuje.

Dokumenty ASiC-E wymagają podpisu kwalifikowanego. Wewnętrzny podpis Tvarka tu nie wystarczy.

Połącz w jeden PDF

Kreator łączenia PDF scala kilka dokumentów w jeden plik gotowy do podpisania. Limit całego zadania wynosi 150 MB.

Sprawdź kolejność dokumentów przed połączeniem. Tvarka nie rozpozna sama, który załącznik powinien być pierwszy, jeśli kolejność wpływa na treść umowy lub złożenie dokumentów w urzędzie.

Zespół i dostęp

Kierownik osoby prawnej lub administrator zarządza użytkownikami i ich dostępem. W Tvarka Sign płacisz za rzeczywiste użycie, a nie za wielkość zespołu.

Współpracownikom możesz dać dostęp do dokumentów. Osobom spoza firmy wyślij zaproszenie do podpisu – nie musisz zakładać im kont zespołowych.

Korzystanie i płatności

Zasada cennika Tvarka Sign: płacisz tylko za wykonane płatne działania, nie za miejsca w zespole.

• Tvarka Sign nie ma abonamentu miesięcznego;
• nie ma opłat za użytkowników;
• Członkowie własnego zespołu podpisują za darmo podpisem elektronicznym Tvarka. To nie jest podpis kwalifikowany (QES).
• podpis kwalifikowany liczy się tylko po udanym zakończeniu;
• nieudane lub anulowane podpisanie nie liczy się jako udany podpis kwalifikowany;
• podpis kwalifikowany osoby z zewnątrz jest doliczany do użycia osoby prawnej, która ją zaprosiła;
• na początku może być potrzebna metoda płatności i doładowanie salda początkowego;
• stali klienci mogą otrzymać miesięczną fakturę za rzeczywiste użycie.

Jeśli ekran produktu lub umowa podaje inną konkretną cenę, obowiązuje cena na ekranie lub w umowie.

Raporty

W raportach sprawdzisz:

• ile podpisów kwalifikowanych zapisano w tym miesiącu;
• której metody podpisu użyto;
• której osobie prawnej przypisano użycie;
• które dokumenty czekają na inne osoby;
• które zaproszenia wkrótce wygasną.

Użyj raportów do sprawdzenia faktury i kontroli wewnętrznej.

Częste problemy

Smart-ID nie działa

Upewnij się, że używasz kwalifikowanego Smart-ID, a nie Basic. Sprawdź też kod osobowy i kod kontrolny.

Mobile-ID nie działa

Sprawdź numer telefonu na koncie. Musi być w formacie litewskim. Upewnij się też, że operator aktywował Mobile-ID.

LT ID nie działa

Sprawdź, czy masz aktywny podpis kwalifikowany LT ID. Jeśli Tvarka pokazuje błąd usługi, spróbuj później lub skontaktuj się z pomocą. Podaj dokument i godzinę błędu.

USB/eID nie działa

Sprawdź, czy karta lub token USB jest podłączony do komputera, na którym podpisujesz. W przeglądarce może być potrzebny Tvarka QES Bridge lub inne lokalne oprogramowanie eID.

Nie mogę dodać osoby podpisującej ADOC

Poczekaj na zakończenie trwającego podpisywania. Następnie otwórz najnowszą wersję ADOC i wyślij nowe zaproszenie.

Zaproszenie wygasło

Poproś właściciela dokumentu o nowe zaproszenie. Standardowo jest ważne 14 dni, chyba że zapraszający ustawił inną datę.

Dokument jest za duży

Limit pojedynczego pliku to 50 MB, a zadania łączenia PDF – 150 MB. Zmniejsz plik lub oddziel załączniki.

Podpis elektroniczny czy podpis kwalifikowany (QES)?

Dla pliku PDF można wybrać podpis elektroniczny Tvarka albo podpis kwalifikowany (QES). Jeśli odbiorca wymaga podpisu kwalifikowanego, trzeba go wybrać przed wysłaniem zaproszeń. ADOC i ASiC-E podpisuje się podpisem kwalifikowanym.

Krótka lista przed wysłaniem dokumentu

1. Wybrano właściwą osobę prawną.
2. Dokument ma ostateczną wersję.
3. Wybrano właściwy format: PDF, ADOC lub ASiC-E.
4. Jeśli ADOC jest już podpisany, wybrano najnowszą wersję.
5. Metoda podpisu spełnia wymaganie odbiorcy.
6. Po podpisaniu pobrano lub otwarto gotowy plik.
7. Jeśli dokument jest ważny, sprawdzono ważność podpisu.